Più livelli di tutela, non uno solo
I dati di una pratica notarile sono protetti su più piani distinti. Il primo è il GDPR (Regolamento UE 2016/679), che si applica a qualunque dato personale trattato dallo studio. Il secondo è il segreto d’ufficio del notaio quale pubblico ufficiale, un dovere di riservatezza che esiste indipendentemente dal GDPR. Il terzo, specifico, sono gli obblighi di adeguata verifica della clientela previsti dalla normativa antiriciclaggio (D.Lgs. 231/2007): identificazione delle parti, titolare effettivo, conservazione dei dati.
Alcune pratiche, inoltre, trattano per loro natura dati che il GDPR definisce «particolari» (art. 9) o relativi a condanne e reati (art. 10). Ogni strumento che tratta questi dati — un copilota di redazione, un sistema di gestione, un assistente vocale — va scelto e configurato tenendo conto di tutti questi livelli.
Le domande da porsi prima di adottare uno strumento
Prima di far entrare un tool AI nel flusso di una pratica, vale la pena rispondere a poche domande concrete:
- Base giuridica: qual è la base che legittima il trattamento (di norma, l’esecuzione dell’incarico e gli obblighi di legge)?
- Responsabile del trattamento: il fornitore firma un accordo ex art. 28 GDPR (DPA) come responsabile?
- Dove risiedono i dati: sono conservati nell’UE o trasferiti fuori? Con quali garanzie (es. clausole contrattuali standard)?
- Segreto d’ufficio: lo strumento espone informazioni di pratica a personale del fornitore o a terzi non autorizzati?
- Minimizzazione e conservazione: lo strumento tratta solo i dati necessari e li conserva per il tempo richiesto, coerentemente anche con gli obblighi antiriciclaggio?
Gli strumenti che consigliamo
Per gli studi notarili raccomandiamo quattro strumenti, uno per ogni area: ElevenLabs per il centralino AI, GoHighLevel per la gestione di clienti e pratiche, Fatture in Cloud per fatturazione e parcelle e Spellbook per la redazione di atti e contratti.
Scopri gli strumenti e i siti ufficialiAI generativa e cautele aggiuntive
Con gli strumenti di AI generativa (copiloti di redazione, trascrizione, assistenti) va chiarito un punto spesso trascurato: i documenti o le registrazioni caricati vengono usati per addestrare i modelli del fornitore? Per una pratica notarile la risposta accettabile è «no», con garanzie contrattuali esplicite. Preferite fornitori che offrono modalità dedicate ai professionisti e che escludono l’uso dei dati di pratica per l’addestramento.
Anche l’informativa al cliente va aggiornata: se parte della gestione della pratica avviene tramite strumenti AI, è corretto che il cliente lo sappia in modo trasparente.
Una nota onesta
Questa guida ha scopo informativo e non sostituisce il parere di un consulente privacy, di un DPO o la valutazione del singolo caso, anche sul fronte antiriciclaggio. La conformità dipende dallo specifico strumento, dalla configurazione e dal tipo di pratica. Il messaggio di fondo, però, è incoraggiante: usare l’AI nello studio in modo conforme è possibile — a patto di sceglierla con criterio, non di improvvisare.